KONSEP DASAR DAN TEORI ORGANISASI
A. Konsep Dasar Organisasi.
Secara konseptual ada dua batasan yang perlu dikemukakan di sini, yakni istilah "organization" sebagai kata benda dan "organizing" (pengorganisasian) sebagai kata kerja, menunjukkan pada rangkaian aktivitas yang harus dilakukan secara sistematis.
Organisasi adalah suatu sistem, mempunyai struktur dan perencanaan yang dilakukan dengan penuh kesadaran, di dalamnya orang-orang bekerja dan berhubungan satu sama lain dengan suatu cara yang terkoordinasi, kooperatif, dan dorongan-dorongan guna mencapai tujuan-tujuan yang telah ditetapkan (Beach, 1980; Champoux, 2003).Apabila kita membicarakan organisasi sebagai suatu sistem, berarti memandangnya terdiri dari unsur-unsur yang saling bergantungan dan di dalamnya terdapat sub-sub sistem. Sedangkan struktur di sini mengisyaratkan bahwa di dalam organisasi terdapat suatu kadar formalitas dan adanya pembagian tugas atau peranan yang harus dimainkan oleh anggota-anggota kelompoknya.
Istilah organisasi dapat pula diartikan sebagai suatu perkumpulan atau perhimpunan yang terdiri dari dua orang atau lebih punya komitmen bersama dan ikatan formal mencapai tujuan organisasi, dan di dalam perhimpunannya terdapat hubungan antar anggota dan kelompok dan antara pemimpin dan angota yang dipimpin atau bawahan (Beach and Reinhartz, 2004; Bush and Middlewood, 2005).
Dari kedua definisi di atas, dapat dinyatakan betapa pentingnya organisasi sebagai alat administrasi dan manajemen dalam melaksa¬nakan segala kebijakan/keputusan yang dibuat pada tingkatan admi¬nistratif maupun manajerial. Dalam hubungan ini, hakiki organisasi dapat ditinjau dari dua sudut pandangan. Pertama, organisasi dipan¬dang sebagai wadah, tempat di mana kegiatan administrasi dan manajemen dilaksanakan. Kedua, sebagai proses yang berusaha menyoroti interaksi (hubungan) antara orang-orang yang terlibat di dalam organisasi itu.
Proses pengorganisasian mencakup kegiatan¬-kegiatan berikut:
1. Pembagian kerja yang harus dilakukan dan menugaskannya pada individu tertentu, kelompok-kelompok dan departemen.
2. Pembagian aktivitas menurut level kekuasaan dan tanggungjawab.
3. Pembagian/pengelompokkan tugas menurut tipe dan jenis yang berbeda-beda.
4. Penggunaan mekanisme koordinasi kegiatan individu dan kelompok.
5. Pengaturan hubungan kerja antara anggota organisasi.
B. Unsur-Unsur Organisasi
Pada hakikatnya organisasi terbentuk dari sekelompok orang, kerja sama dan tujuan bersama. Terdapat 5 cara seseorang menjadi anggota kelompok formal (Filley et al., 1976 dalam Puxty,1990 : 183), yakni
- Karena ditunjuk oleh pimpinan.
- Dipilih oleh kelompok.
- Dipilih oleh perwakilan dari luar kelompok.
- Alasan sebagai volunteer (sukarela).
- Karena ex-officio suatu jabatan dalam kelembagaan.
C. Teori-Teori Organisasi
Para ilmuan sejak lama menyadari bahwa adanya teori-teori dari berbagai disiplin ilmu yang berbeda memunculkan pertanyaan, perbedaan pandangan suatu masalah, dan isu organisasi. Walaupun demikian, fenomena ini justru membantu para ilmuan untuk memberikan sejumlah jawaban terhadap 1 (satu) persoalan yang sama. Dengan berpegang kepada sejumlah teori dan konsep, kita dapat menghadirkan berbagai pandangan (perspectives) untuk mengkaji isu, masalah, dan pertanyaan yang sama tentang organisasi (Champoux, 2003).
Perkembangan teori-teori organisasi dapat dilihat dan dikaji sejak tahun-tahun pertama abad keduapuluh yang secara garis besar dapat diikhtisarkan menjadi 4 (empat) kelompok besar yakni classic, behavioural, system, dan contingency.
1. Classic
Pada mulanya teori administrasi/manajemen atau organisasi telah dirancang secara tradisional/klasik, Terdapat 3 (tiga) kategori pokok pendekatan klasik ini: scientific management; (2) administrative management:dan (3) the bureaucratic model of or¬ganization (Beach, 1980: 133).
a. Scientific management.
Pendiri gerakan manajemen ilmiah ini adalah Frederick W. Taylor (1856-1915), seorang Insinyur dan ahli manajemen Amerika. Dia tidak menciptakan teori umum mengenai organisasi; namun hanya mengusulkan sejumlah teknik dan filsafat yang diturunkan dari pengalamannya yang lebih luas di bidang manajemen dan konsultan. Dia menaruh perhatian pada manajemen pabrik dan efisiensi dan memperkenalkan konsep dan teknik analisa/studi jabatan, analisa waktu, standarisasi jabatan, specialisasi tugas, penentuan keseimbangan kerja, seleksi pegawai secara teliti, teknik pelatihan staf, dan kompensasi berupa insentif gaji untuk membantu mencapai hasil kerja yang lebih tinggi.Taylor memindahkan tanggungjawab kegiatan perencanaan yang semula ditangani para pekerja (bawahan) diserahkan kepada seorang spesialis manajemen. Dia juga memperkenalkan sistem pengelolaan pabrik yang disebut dengan functional foremanship (kepengawasan fungsional yang dilakukan para mandor). Meskipun tidak ber¬tahan lama, sistem ini merupakan pembuka jalan ke arah perluasan Perecanaan staf dan sistem pengawasan di pabrik-pabrik.
Secara umum, kita memandang bahwa gerakan manajemen ilmiah yang dipelopori Taylor diarahkan pada pencapaian produktivitas kerja yang tinggi, keuntungan yang lebih besar, biaya murah, dan sistem pengawasan mesin-manusia yang lebih efektif.
b. Administrative Management.
Kalau scientific management memfokuskan perhatiannya pada organisasi dari level manajemen bawahan (shop management), maka para teoritisi manajemen administratif memandang organisasi dari puncak (from the top-down). Para pemuka manajemen administratif ini antara lain adalah: Henri Fayol, seorang Industrialis Perancis; L. Gulick, spesialis administrasi publik dan akademisian; Lyndall Urwick, seororang teoritisi dan Konsultan Inggris; James D. Mooney dan Alan C Reiley, pimpinan dari General Motor, Amerika (Burhanuddin, 1994).
Para teoritisi manajemen adminisitratif tersebut menguman¬dangkan prinsip-prinsip organisasi dan manajemen secara umum. Meskipun prinsip-prinsip yang mereka kemukakan berbeda satu sama lain, namun pada umumnya mereka mempunyai kesatuan proposisi sebagai berikut :
1) Spesialisasi fungsi dan pembagian kerja penting bagi efisiensi.
2) Tanggung jawab dan kekuasaan supervisor dan manajer harus dilukiskan secara jelas. Di sana harus terdapat garis kekuasaan secara jelas, dari atas ke bawah. Kekuasaan harus mengalir dari atas ke bawah, melalui struktur organisasi yang ada. Tanggung jawab harus sepadan dengan kekuasaan. Setiap anggota organisasi hanya memiliki satu pimpinan atau komando (unity of command).
3) Koordinasi fungsi dan anggota kelompok harus dilakukan oleh manajer di setiap unit.
4) Segala perintah, informasi dan pengaduan-pengaduan harus disalurkan melalui garis kekuasaan yang sudah ditetapkan.
5) Jumlah bawahan yang harus diawasi oleh seorang supervisor dibatasi antara 5 atau 6 orang. Namun belakangan formulasi demikian tidak begitu diterima, dan diperluas dengan batasan jumlah orang-orang yang diawasi sesuai dengan situasi atau kompleksitas kerja atau faktor-faktor lain.
6) Pertama-tama, rancanglah organisasi dan tugas-tugas kemudian temukanlah orang - orang yang dapat menangani tugas-tugas yang telah dirumuskan tersebut. Janganlah membentuk pekerjaan (job) untuk dicocokkan pada kemampuan dan minat individual.
